Richtiger Umgang mit der Technik

Die Technik wird zum entscheidenden Faktor

In der heutigen Zeit ist das Online-Meeting zu einem der wichtigsten Kollaborationsinstrumente geworden. Ein grundlegendes Verständnis der technischen Voraussetzungen und der zielgerichtete Einsatz der Tools sind entscheidend, um die Zusammenarbeit in virtuellen oder hybriden Teams erfolgreich zu gestalten. Bevor du ein Online-Meeting über Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting oder Skype startest, ist es wichtig, dass du dich mit den Grundlagen der Technik vertraut machst. Eine einfache Checkliste kann dir dabei helfen, dich optimal vorzubereiten.
 

Stelle sicher, dass du folgende Punkte überprüfst:

• Verfüge ich über eine stabile Internetverbindung?
• Können sich alle Teilnehmenden problemlos einloggen?
• Funktioniert die installierte Software einwandfrei und ist sie auf dem neuesten Stand?
• Sind Mikrofon und Videokamera einwandfrei und bereit für den Einsatz?
• Sind die Lichtverhältnisse angemessen, um gut sichtbar zu sein?
• Beherrsche ich das Teilen und Freigeben meines Bildschirms?
• Bin ich in der Lage, Breakout-Sessions manuell zu erstellen?
• Beherrsche ich die Chatfunktion, um Fragen und Austausch zu ermöglichen?
• Habe ich die Tools wie Mentimeter, Miro, Trello usw. im Griff?

Darüber hinaus gibt es einige hilfreiche Tipps für Kamera, Ton und Licht, die du beachten solltest. Wenn du direkt in die Kameralinse schaust, entsteht ein persönlicherer Eindruck, da sich die Teilnehmenden direkt angesprochen fühlen.

Eine gute Videokamera ist von großer Bedeutung. Mit geringen Investition in eine externe Videokamera kannst du die Bildqualität erheblich verbessern. Hier ein Hack: Du kannst auch die hochwertigere Kamera deines Smartphones als Videokamera nutzen, indem du sie geschickt in dein System integrierst. Dadurch erzielst du eine signifikante Verbesserung der Bildqualität zu minimalen Kosten! Ein professioneller Eindruck entsteht auch, wenn du den Hintergrund entsprechend gestaltest. Verschiedene Systeme bieten die Möglichkeit, den Hintergrund an die Unternehmensvorgaben anzupassen.

Oft wird die Bedeutung der Tonqualität unterschätzt. Es lohnt sich, in ein gutes Mikrofon zu investieren, falls das interne Mikrofon eine schlechte Qualität liefert. Schon mit einer geringen Investition kannst du eine professionellere Lösung finden, die von den Teilnehmenden geschätzt wird.

Auch die Lichtverhältnisse spielen eine wichtige Rolle. Stelle sicher, dass du gut sichtbar bist. Experimentiere mit verschiedenen Lichtquellen, die du vor oder hinter dem Computer anbringst. Du musst kein professionelles Fotostudio-Setup haben - schon mit kostengünstigen Alternativen kannst du einen großen Unterschied erzielen.

Die Durchführung von Online-Meetings erfordert eine zielgerichtete Moderation, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden aktiv eingebunden werden können. Im Vergleich zu Meetings vor Ort ist dies online eine noch größere Herausforderung. Es besteht die Gefahr, dass gelangweilte Teilnehmende nebenbei an anderen Geräten arbeiten. Um dem entgegenzuwirken, können klare Spielregeln aufgestellt und der Einsatz von Kollaborationstools sowie Breakout-Sessions für Abwechslung sorgen.

Um reibungslose Online-Meetings zu gewährleisten, ist es hilfreich, eine Checkliste zu verwenden:

• Die Agenda ist allen Teilnehmenden im Vorfeld bekannt.
• Die Rolle als Moderator/Moderatorin ist definiert.
• Die Zielsetzung des Meetings ist klar definiert.
• Die Meeting-Spielregeln sind sowohl dem Moderator/der Moderatorin als auch der Gruppe bekannt.
• Breakout-Sessions sind in den Ablauf des Meetings integriert.
• Die verwendeten Kollaborationstools werden beherrscht.
• Ein Technik-Check wurde durchgeführt, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.
• Der Zeitbedarf wurde präzise kalkuliert.
• Wenn das Meeting aufgezeichnet werden soll, sollten die Teilnehmenden zu Beginn darüber informiert und um ihre Zustimmung gebeten werden.

Die gezielte Nutzung von Tools wie Microsoft Teams und Zoom kann Meetings deutlich dynamischer machen. Wenn du mehr über die Möglichkeiten dieser Tools erfahren möchtest, empfehlen wir unseren Kurs "Hybridership". Dort lernst du in den Modulen "Arbeitsmanagement" bei Christine und "Technik, Tools und Hacks" bei Lorenz, wie du Online-Meetings zielgerichtet vorbereiten und gestalten kannst.