Richtiger Umgang mit der Technik

Technik und Tools richtig einsetzen

Beim Online Meeting, dem vielleicht wichtigsten Kollaborationsinstrument in der heutigen Zeit sind ein Grundverständnis der technischen Voraussetzungen und ein zieldienlicher Einsatz der wichtigsten Tools von entscheidender Bedeutung. So werden die Voraussetzungen geschaffen, dass die Zusammenarbeit im virtuellen oder hybriden Teams gelingt. Vor dem Start eines Online-Meetings über Zoom, Teams, GoToMeeting, Skype & co solltest du dir sicher sein, dass du die Grundzüge der Technik kennst. Eine einfache Checkliste kann dir dabei helfen.

Vorbereitungs- und Technik-Check

• Ist eine stabile Internetverbindung vorhanden?
• Können sich die Teilnehmenden problemlos einloggen?
• Funktioniert die installierte Software bzw. ist sie upgedated?

• Arbeiten Mikrofon und Videokamera perfekt?
• Sind die Lichtverhältnisse Ok?
• Beherrsche ich «Bildschirm teilen und freigeben»

• Kann ich Breakout-Rooms manuel erstellen?
• Beherrsche ich die Chatfunktion für Fragen und Austausch?
• Habe ich die Tools wie Mentimeter, Miro, Trello etc. im Griff?

Tipps zur Videokamera

Es hat sich als zieldienlich herausgestellt, dass du am besten wirkst, wenn du direkt in die Kameralinse schaust. So fühlen sich die Teilnehmenden persönlich angesprochen. Eine gute Kamera ist wichtig. Schon mit einer kleinen Investition in eine externe Videokamera führt meistens zu einer signifikanten Verbesserung. Ein Hack dazu: Du kannst mit einfachen Kniffen, die meistens viel bessere Kamera deines Smartphones als Videokamera in dein System einbinden. So verbesserst du mit äusserst geringen Kosten deine Bildqualität signifikant!

Professionell wirkt es, wenn du den Hintergrund angemessen gestaltest. Verschiedene Systeme bieten dir die Möglichkeit an diesen Corporate- mässig anzupassen.

Die Wichtigkeit der Tonqualität wird unterschätzt!

Spare nicht beim Mikrophone! Sollte dein internes Mikrophon nur schlechte Qualität liefern, lohnt sich die Investition. Schon für recht wenig Geld erhältst du eine professionellere Lösung, die dir die Teilnehmenden danken werden.

Sorge für gute Lichtverhältnisse

Bezüglich des Lichts ist es wichtig, dass du deutlich sichtbar bist. Experimentiere mit Lichtquellen, die du mal vor dem Computer oder hinter dem Computer installierst. Dabei brauchts nicht die Fotostudioleuchte zu sein. Für wenig Geld gibt's Alternativen, die einen grossen Unterschied machen.

Eine zieldienliche Moderation durch das ganze Online-Meeting ist zentral. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass die Teilnehmenden sich aktiv beteiligen können. Online ist dies die noch grössere Herausforderung als bei einem Meeting vor Ort.Insbesondere besteht die Gefahr, dass gelangweilte Teilnehmende anfangen, parallel zum Meeting an ihren anderen Geräten (Tablet, Smartphone) zu «arbeiten». Dies kann einerseits durch klare Spielregeln gesteuert werden. Anderseits muss der Moderator / die Moderatorin nimmer wieder mit den entsprechenden Kollaborationstools und Breakout-Sessions für Abwechslung sorgen.

Checkliste für reibungslose Online-Meetings:

• Die Agenda ist ? auch den Teilnehmenden ? im Vorfeld bekannt
• Meine Rolle als Moderator / Moderatorin ist definiert.
• Die Zielsetzung ist mir klar: Ich weiss, was wir erreichen wollen

• Die Meeting-Spielregeln sind mir als Moderator und der Gruppe bekannt
• Breakout- Sessions sind in den Ablauf eingeplant
• Die Kollaborationstools, die ich verwende, beherrsche ich

• Der Technik-Check ist gemacht
• Der Zeitbedarf ist präzise kalkuliert
• Will ich das Meeting aufnehmen? Am Anfang die Teilnehmenden fragen

Alles Weitere zur zieldienlichen Vorbereitung und Gestaltung von Online Meetings insbesondere auch der zieldienliche Einsatz von inspirierenden Kommunikationstools erfährst du bei unserem Kurs in den Modulen «Arbeitsmanagement» bei Christine und bei «Technik, Tools und Hacks» bei Lorenz.