Technik und Tools

Für erfolgreiche Zusammenarbeit in virtuellen oder hybriden Teams ist ein grundlegendes Verständnis der technischen Voraussetzungen und der zielgerichtete Einsatz der wichtigsten Tools von entscheidender Bedeutung. Damit schafft man die Grundlage für effektive Zusammenarbeit. Bevor man ein Online-Meeting über Plattformen wie Zoom, Teams, GoToMeeting, Skype und Co. startet, sollte man sicherstellen, dass man die grundlegenden Funktionen der Technik beherrscht. Eine einfache Checkliste kann dabei hilfreich sein.
 

Die wichtigsten Punkte in der Vorbereitung

• Ist eine stabile Internetverbindung gewährleistet?
• Können sich alle Teilnehmer problemlos einloggen?
• Ist die installierte Software und ist sie auf dem neuesten Stand?
• Funktionieren Mikrofon und Videokamera einwandfrei?
• Sind die Lichtverhältnisse angemessen?
• Behrrscht du die  Funktionen zum Teilen des Bildschirms?
• Weisst du wie, du manuell Breakout-Rooms erstellen kannst?
• Beherrscht man die Chatfunktion für Fragen und Austausch?
• Ist man mit Tools wie Mentimeter, Miro, Trello usw. vertraut?

Es werde Licht

Es ist wichtig, dass man gut sichtbar ist. Experimentieren Sie mit verschiedenen Lichtquellen vor oder hinter dem Computer, um die Beleuchtung zu optimieren. Es muss keine professionelle Studioleuchte sein. Es gibt kostengünstige Alternativen, die einen großen Unterschied machen können.

Kamera

Es ist vorteilhaft, direkt in die Kamera zu schauen, um eine persönliche Ansprache der Teilnehmer zu gewährleisten. Eine gute Kamera ist wichtig, und schon eine kleine Investition in eine externe Videokamera kann die Bildqualität signifikant verbessern. Ein Trick besteht darin, die hochwertigere Kamera des Smartphones als Webcam zu verwenden, was zu einer erheblichen Verbesserung der Bildqualität bei geringen Kosten führt. Ein professioneller Eindruck entsteht, wenn der Hintergrund entsprechend gestaltet ist. Verschiedene Tools ermöglichen dir, diesen an das Corporate Design anzupassen.
 

Investieren in gute Tonqualität!

Es lohnt sich nicht zu sparen, wenn es um das Mikrofon geht! Wenn das interne Mikrofon nur eine schlechte Qualität liefert, sollte man in eine professionellere Lösung investieren, die von den Teilnehmern geschätzt wird.

Eine zielführende Moderation während des gesamten Online-Meetings ist entscheidend. Dabei sollte besonders darauf geachtet werden, dass die Teilnehmer aktiv teilnehmen können. Online ist dies eine noch größere Herausforderung als bei einem persönlichen Meeting. Es besteht insbesondere die Gefahr, dass sich gelangweilte Teilnehmer parallel zum Meeting mit anderen Geräten wie Tablets oder Smartphones beschäftigen. Dies kann einerseits durch klare Regeln gesteuert werden, andererseits muss der Moderator mit verschiedenen Kollaborationstools und Breakout-Sessions für Abwechslung sorgen.

Die Online-Meeting Checkliste

• Die Agenda ist im Vorfeld bekannt, auch für die Teilnehmer.
• Meine Rolle als Moderator/Moderatorin ist definiert.
• Die Zielsetzung des Meetings ist klar definiert.
• Die Meeting-Spielregeln sind sowohl mir als Moderator/Moderatorin als auch den Teilnehmern bekannt.
• Breakout-Sessions sind im Ablaufplan berücksichtigt.
• Ich beherrsche die Kollaborationstools, die ich verwenden möchte.
• Ein Technik-Check wurde durchgeführt, um sicherzustellen, dass alles funktioniert.
• Der Zeitbedarf wurde präzise kalkuliert.
• Falls gewünscht, wurde zu Beginn des Meetings die Teilnehmer nach der Aufnahme gefragt.

Weitere Informationen zum zielgerichteten Vorbereiten und Gestalten von Online-Meetings, einschließlich des effektiven Einsatzes inspirierender Kommunikationstools, finden Sie in unserem Kurs in den Modulen "Arbeitsmanagement" bei Christine und "Technik, Tools und Hacks" bei Lorenz.